Als ondernemer is het soms lastig in te schatten welke kosten je precies mag aftrekken. Een van de onderwerpen waar veel vragen over bestaan is bijvoorbeeld de zakelijke lunch. Wanneer is iets een zakelijke lunch? Mag je de kosten nu aftrekken of niet. En hoe zit het met de btw? We zullen je haarfijn uitleggen hoe dat zit.
Wanneer zijn kosten voor eten en drinken zakelijk?
Kosten zijn alleen aftrekbaar als ze zakelijk zijn. Dit geldt voor zakenlunches net zo. Net als andere kosten zijn ze zakelijk als ze “binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van je bedrijf”.
Kortom, de fiscus wil in kunnen schatten of jouw lunchafspraak zakelijk was. Zorg dus dat je dit in je agenda of administratie opneemt met wie je afgesproken had en met welke reden.
De aftrek van kosten en btw over zakelijke lunches en diners
Zakelijke lunchkosten en diners zijn gedeeltelijk aftrekbare kosten. Dit zijn type kosten waarvan de belastingdienst vindt dat je er ook privé voordeel van geniet. Het is daarom (slechts) voor 80% aftrekbaar.
De btw is in de meeste gevallen niet aftrekbaar. Dit komt omdat de lunch in een horecagelegenheid genoten wordt. Bij horecagelegenheden moet je onder andere denken aan restaurants, lunchcafés, bedrijfskantines en hotels.
Bestel je echter eten of drinken bij een horecagelegenheid of supermarkt om ze onderweg of tijdens overwerk te nuttigen? Dan is de btw wél (volledig) aftrekbaar.
Je hebt een afspraak in Groningen met een zakenpartner. Je bent lang onderweg dus je moet wel een hapje eten. Je vraagt je af of je de kosten mag aftrekken op je winst- en verliesrekening. Ja, dit mag. Je bent namelijk op reis voor je werk. De kosten mag je voor 80% aftrekken.
De btw mag je niet aftrekken als je het eten nuttigt in een lunchcafé. Haal je snel een broodje bij de Albert Heijn To Go of tankstation? Dan mag je de btw wel aftrekken. Je eet dan namelijk niet bij een horecagelegenheid.
Eten en drinken bij overwerk is aftrekbaar voor 80%. Je bestelt een pizza. Laat je het bezorgen? Dan is de btw niet aftrekbaar. Ja mag dan 80% van de kosten inclusief btw aftrekken. Haal je de pizza zelf af? Dan is de btw wel aftrekbaar. Je trekt dan 80% van de kosten exclusief btw af. De btw mag je volledig als voorbelasting aftrekken in je btw-aangifte.
Eten tijdens het werk komt voor eigen kosten. Dit had je namelijk ook moeten nuttigen als je geen onderneming had gehad. Eten en drinken op het werk zijn dan ook niet aftrekbaar. Dit geldt ook wanneer je een lunch koopt in de bedrijfskantine.
Al het bovenstaande geldt niet voor personeel. Dit is namelijk onderdeel van personeelsvoorzieningen. Personeelsvoorzieningen zijn een ander onderwerp dan eten en drinken.
Samenvattend
Hieronder staat per situatie of je de kosten voor eten en drinken kunt aftrekken en hoe het zit met de btw.
Winst- en verliesrekening
Eten en drinken met een zakelijke relatie/klant: voor 80% aftrekbaar
Eten en drinken tijdens overwerk: voor 80% aftrekbaar
Eten en drinken onderweg naar een klant: 80% aftrekbaar
Eten en drinken onder werktijd: niet aftrekbaar
De kosten trek je excl. btw af, tenzij je de btw niet terug kunt vragen. In dat geval mag je de kosten incl. btw aftrekken.
Btw
Eten en drinken gekocht bij een horecagelegenheid: btw niet aftrekbaar.
Eten en drinken gekocht bij een supermarkt: btw wel aftrekbaar.
Tot slot: een fooi mag je ook aftrekken
Een fooi is een deel van “het uit eten gaan”. Als je namelijk geen fooi geeft zou het zo kunnen zijn dat je zakenrelatie een verkeerd beeld van je krijgt. De fooi is dus een zakelijke uitgave als je eten als zakelijk wordt aangemerkt.
Heb jij te maken met een situatie die hier niet tussenstaat en weet je niet goed wat te doen? Laat het even weten in de reacties!
