De administratie van bedrijfsmiddelen

Bedrijfsmiddelen zijn aankopen die je voor je onderneming gebruikt, en die niet bestemd zijn voor verkoop. Bijvoorbeeld een laptop, bureaustoel of bedrijfswagen.

De kosten voor een bedrijfsmiddel mag je niet altijd in één keer aftrekken van je winst. Als een bedrijfsmiddel meer dan 450 euro exclusief btw kost, moet je de kostenaftrek namelijk spreiden over meerdere jaren. Dit heet afschrijven.

Voor de berekening van de afschrijfkosten zijn drie zaken van belang:

1. De aanschafkosten. Dit is de prijs (exclusief btw) die je betaald hebt voor het bedrijfsmiddel. Deze prijs is inclusief eventuele bijkomende kosten zoals verzendkosten of installatiekosten.
2. De vermoedelijke gebruiksduur. Het aantal jaren dat je denkt dat het bedrijfsmiddel waarde heeft voor jouw onderneming. De belastingdienst heeft bepaald dat dit tenminste 5 jaar moet zijn.
3. De restwaarde. De waarde die het bedrijfsmiddel nog heeft als de vermoedelijke gebruiksduur voorbij is.

De jaarlijks afschrijving bereken je als volgt:

(Aanschafprijs - restwaarde) / gebruiksduur  = afschrijving per jaar

Deze afschrijving is een kostenpost en mag je aftrekken van je winst. Dit doe je op de winst- en verliesrekening. Iedere keer dat je een afschrijving boekt, vermindert de waarde van je bedrijfsmiddel eveneens met dat bedrag. Deze boeking vindt plaats op je balans. We zullen deze boekingen nader toelichten aan de hand van een voorbeeld.

Bedrijfsmiddelen boeken in mijn administratie

Stel je koopt op 8 mei een machine van € 18.000 euro met € 2.000 installatiekosten. De bijbehorende btw bedraagt € 4.200. De verwachte gebruiksduur is 5 jaar. Hierna heeft de machine naar verwachting nog een restwaarde van € 5.000. De jaarlijkse afschrijvingskosten bedragen dan:

((€ 13.000 + € 2.000) - € 5.000) / 5   =  € 3.000

Let op! Als je gedurende het jaar een bedrijfsmiddel aanschaft, mag je alleen afschrijven over de resterende maanden in dat boekjaar. Dit bedrijfsmiddel is op 8 mei aangeschaft, je mag daarom pas vanaf 1 juni afschrijven. Dit betekent dat je het eerste jaar slechts 7/12 x € 3.000 = € 1.750 mag afschrijven.

Je verwerkt dit als volgt in je administratie:

Bij aankoop van het bedrijfsmiddel:

Balans

De jaarlijkse afschrijving boek je als volgt:

Winst- en verliesrekening

Balans