Inkoop

Er zijn twee redenen waarom het heel belangrijk is dat je als ondernemer je inkoop goed administreert: de aftrekbare kosten en de btw-aftrek. Al je zakelijke kosten mag je als ondernemer aftrekken van je omzet. Dit verlaagt aan het einde je netto winst waardoor je minder inkomstenbelasting hoeft te betalen.

Daarnaast mag je de btw over je zakelijk aankopen in de meeste gevallen aftrekken op je btw-aangifte (zie verderop). Een goede inkoopadministratie kan je dus een hoop geld besparen!

Een inkoopadministratie opzetten

Zorg dat je van iedere zakelijke aankoop een bon of factuur ontvangt. Daarvan moet je in principe de volgende gegevens vastleggen:

• de datum van de factuur
• het nummer van de factuur
• de naam en het adres van de leverancier
• een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten die aan je zijn geleverd
• de prijs exclusief btw
• het btw percentage + het te betalen btw-bedrag

Maar net als bij verkoop kan ook dit eenvoudiger. Je kunt er namelijk ook voor kiezen alleen de volgende gegevens vast te leggen in je administratie:

• Een specifiek nummer of kenmerk
• Het bedrag dat je hebt betaald
• Het btw-bedrag

Aan de hand van het specifieke nummer of kenmerk moet de factuur die bij de boeking hoort gemakkelijk terug te vinden zijn.

Je inkoopjournaal kan er dus als volgt uitzien:

Boeken van inkoopfacturen op je winst- en verliesrekening en balans

Nu je weet hoe je de inkoopfactuur vast moet leggen in je administratie, gaan we je uitleggen hoe deze geboekt wordt op de winst- en verliesrekening en balans. Dit doen we wederom aan de hand van een voorbeeld.

Voorbeeld

Stel je ontvangt een factuur van € 121, inclusief € 21 btw. Hoe je deze kosten en btw boekt, hangt af van de kostensoort. Niet alle kosten en bijbehorende btw zijn namelijk volledig aftrekbaar. Je kunt hier meer over lezen in de kennisbank.

Voor dit voorbeeld gaan we uit van volledig zakelijke kosten. De kosten en btw zijn dus beide volledig aftrekbaar. De boeking komt er dan als volgt uit te zien:

Winst- en verliesrekening

Balans

Zoals je ziet wordt de factuur direct geboekt als kosten. Ook als je de factuur nog niet betaald hebt. De kosten worden exclusief btw geboekt en bedragen dus € 100.

Aangezien de factuur nog niet betaald is, heb je nog een schuld van € 121 bij de leverancier. Dit wordt daarom op de creditzijde van de balans geboekt. De post leverancier wordt in de boekhoudkunde met een sjiek woord ‘crediteuren’ genoemd.

Over de kosten wordt btw gerekend die je terugkrijgt van de belastingdienst. Je hebt dus een tegoed van € 21 aan btw. Daarom wordt de btw nu aan de debetzijde geboekt. Deze btw verrekenen we met de btw die je nog moet betalen over je verkoopfactuur: € 210 - € 21 = € 189

Na de boeking van de inkoopfactuur zien je rapportages er als volgt uit.

Winst- en verliesrekening

Balans

In deze momentopname komt het eigen vermogen uit op: activa - passiva = €1.210 - € 189 - € 121 = € 900.

Je betaalt vervolgens de factuur. Dit betekent dat jouw schuld afneemt met € 121. Jouw banksaldo neemt met datzelfde bedrag af. De boeking van deze betaling verloopt als volgt:

Dit verwerken we weer in de rapportages:

Winst- en verliesrekening

Balans

Op dit moment heb je € 1.000 euro aan omzet behaald en € 100 aan kosten gemaakt. Je banksaldo is € 1.089 en je enige schuld is de btw die je nog over moet maken aan de belastingdienst. Deze bedraagt € 189. Het eigen vermogen komt hiermee uit op € 900.

We gaan nu bekijken hoe de transactie van de btw naar de belastingdienst verloopt via de btw-aangifte.